Pontajul resurselor umane în aplicația Skyline ERP

Un model de pontaj reprezintă metoda prin care sunt introduse și vizualizate elementele de pontaj ale resurselor umane dintr-o companie. Sistemul Skyline ERP oferă două modele principale de pontaj:

• Pontajul detaliat
• Pontajul cumulat

Fiecare dintre cele 2 modele are aplicații și funcționalități specifice. Articolul prezintă metodele de completare pentru fiecare model — de la introducerea manuală a valorilor la operarea rapidă prin selecție multiplă — și funcționalitățile specifice precum filtrarea pe departament, schimb sau locație.

Pontajul detaliat

În cadrul nomenclatoarelor din meniul de "Salarizare", în submeniul “Setărilor lunare”, s-a menționat posibilitatea bifării sau nu a căsuței aferente pontajului detaliat. Această setare determină tipul de pontaj utilizat în luna respectivă.

Pontajul detaliat reprezintă metoda uzuală de pontaj, în care se înregistrează orele lucrate zilnic de fiecare angajat al companiei. Persoana responsabilă de pontare, va completa corespunzător numărul de ore lucrate de fiecare angajat. Situațiile care diferă de programul normal de muncă (de exemplu, absențele medicale sau diverse) vor fi afișate automat, dacă au fost înregistrate în prealabil.

Fereastra principală afișează lista angajaților, departamentele acestora și funcțiile ocupate. Zilele lunii sunt reprezentate în partea dreaptă, cu marcaje distincte pentru:

• Sâmbete și duminici: evidențiate cu roșu.
• Zile lucrătoare: marcate cu mov.
• Zile nelucrate: gri închis, pentru perioada în care angajatul nu era activ.

Metode de completare a pontajului detaliat

1. Manual

• Prin dublu click pe ziua dorită din raportul afișat inițial la accesarea funcționalității, se va deschide fereastra "Tipuri ore" iar în cadrul acesteia se va trece numărul de ore lucrate în funcție de tipul lor.

• De asemenea în cadrul acestei ferestre, se poate adăuga intervalul orar de lucru a resursei umane, prin completarea câmpurilor "OraStart" și "OraEnd". Acestea sunt afișate precompletate cu orele 8:00-16:00, dar se pot modifica manual în funcție de caz.

! Atenție: La completarea acestor câmpuri, trebuie respectat formatul ora:minute.

2. Automat

• Utilizând butonul "Completare automată conform normei zilnice" din grid.

• După apăsarea acestui buton, sistemul afișează o atenționare care se referă la faptul că dacă se va apăsa butonul "Yes" se vor șterge toate pontajele adăugate anterior si se va genera automat un nou pontaj conform normei de muncă stabilite în contractul fiecărei resurse umane.

Funcționalități principale ale pontajului detaliat

1. Selectarea tipului de ore de lucru

• În partea stângă sus a ferestrei, utilizatorul poate alege tipul de ore de lucru care vor fi pontate, de exemplu: ore de zi sau ore de noapte, setate în submeniul “Tipuri de ore”.

2. Filtrarea departamentelor

• Sistemul oferă posibilitatea de a selecta un departament specific, afișând exclusiv resursele umane și pontajele asociate acestuia, prin apăsarea săgeții din câmpul "Toate". În absența unei selecții, sunt afișate toate resursele umane.

3. Ștergerea pontajului

• Prin apăsarea butonului “Ștergere pontaj” se va șterge pontajul tuturor resurselor umane pe luna curentă.

Va apărea atenționarea, care va putea fi confirmată sau nu:

4. Actualizarea pontajului

• Prin apăsarea butonului “Actualizare”, acesta va actualiza lista de pontaje, și în cazul în care unele modificări introduse nu au fost afișate în sistem, prin actualizare ele vor putea fi vizualizate.

5. Importul și exportul pontajelor

Sistemul Skyline ERP oferă utilizatorilor posibilitatea de a gestiona eficient pontajele resurselor umane prin funcționalități avansate de export și import în format xls. Aceste operațiuni pot fi realizate rapid, direct din interfața principală, utilizând butoanele dedicate din grid.

Exportul Pontajelor
Prin apăsarea butonului de export, utilizatorii pot salva pontajele într-un fișier xls. Acest fișier este ideal pentru:

• Generarea rapoartelor personalizate
• Analize detaliate în afara sistemului Skyline ERP
• Partajarea datelor cu alte departamente sau cu colaboratori externi

Importul Pontajelor
Funcția de import permite încărcarea rapidă a datelor dintr-un fișier xls în Skyline ERP. Acest proces este util în situații precum:

• Actualizarea masivă a pontajelor într-un timp scurt.
• Preluarea datelor din alte sisteme sau aplicații compatibile cu formatul XLS.

Aceste caracteristici optimizează fluxul de lucru și contribuie la o administrare eficientă a resurselor umane din companie.

6. Propunerea numărului de zile lucrate

O funcționalitate esențială a sistemului este butonul "Propunere număr zile lucrate" . Prin apăsarea acestui buton, sistemul va propune automat și va salva numărul de zile lucrate conform normei stabilite pentru fiecare contract. În acest proces, se vor lua în considerare și absențele efectuate de angajat, astfel încât numărul final de zile lucrate să reflecte corect situația din teren.

Atenționări importante

• Pentru a se realiza o atribuire corectă a bonurilor de masă, e absolut necesară apăsarea butonului , pentru că astfel se va recalcula numărul de zile lucrate din lună ținându-se cont de absențe. Sistemul va calcula numărul de zile lucrate în lună conform normei fiecărui contract și ținând cont de absențele înregistrate. Neapăsarea butonului va atrage după sine o atribuire greșită a bonurilor (în sensul că se vor acorda bonuri și pe zilele absentate din motive diverse sau medicale).

• În cazul în care în pontaj s-au introdus mai multe ore lucrate decât norma prevăzută în contract, la finalul pontajului va apărea o atenționare:

În partea de jos a ferestrei de pontaj va apărea afișat:

• Numărul de zile lucrătoare din luna curentă
• Poziția contractului selectat din lista de pontaj
• Numărul total de contracte existente în cadrul departamentului selectat

Alte operațiuni disponibile

Prin click dreapta pe o resursă umană selectată în pontaj, sistemul deschide un combo-box cu următoarele acțiuni:

• Completare automată: Completează automat pontajul conform normei zilnice a resursei umane selectate.
• Ștergere pontaj: Prin apăsarea acestui buton, toate pontajele pentru resursa umană selectată vor fi șterse. Sistemul va afișa o notificare de confirmare înainte de ștergere.
• Propunere număr zile lucrate: Prin selectarea acestui buton, sistemul va propune și salva numărul de zile lucrate conform normei, ținând cont de absențele efectuate.
• Vizualizare detalii contract: Prin apăsarea acestui buton, se deschide fereastra detaliilor contractului asociat resursei umane selectate, utilă pentru consultarea normei zilnice de lucru.

Pontajul cumulat

Dacă în submeniul “Setările lunare” din modulul de "Salarizare" nu se bifează opțiunea pontajului detaliat, sistemul va utiliza pontajul cumulat.

Acest model este mai puțin utilizat în practică și constă în înregistrarea directă a orelor lucrate cumulate pentru luna respectivă:

• Ore de zi lucrate cumulate
• Ore de noapte lucrate cumulate
• Ore în zile festive, cumulate
• Totalul zilelor lucrate

Diferențe față de pontajul detaliat

• Pontajul cumulat nu afișează orele lucrate pe fiecare zi, ci doar totalurile cumulate pe o lună.
• Coloanele tabelului includ:
  • Ore normă
  • Ore zi normale
  • Ore festive
  • Total ore lucrate
  • Alte câmpuri relevante

Funcționalități ale pontajului cumulat

Pontajul cumulat dispune de aceleași butoane cu aceleași funcții ca și pontajul detaliat. Există butonul de completare automată conform normei zilnice, buton de actualizare a pontajelor, de ștergere a pontajelor, de propunere zile lucrătoare. De asemenea, există și combo-box-urile din care se va alege tipul de ore pontate și departamentul în care se află resursele umane pontate. Operațiunile sunt asemănătoare cu cele ale pontajului detaliat, cu excepția faptului că pontajul nu va mai apărea afișat pe fiecare zi din lună, ci doar pontajele cumulate pe o lună.

Ambele modele de pontaj sunt adaptabile nevoilor specifice ale companiei, oferind flexibilitate în gestionarea și monitorizarea timpului lucrat de resursele umane.